Z de caisse Régularisation d'inventaire EAN 13 Douchette Paramétrage du logiciel Stock théorique ou "virtuel"

Z de caisse

Opération de clôture de la caisse et archivage du détail des tickets de caisse sur l'outil informatique.

Régularisation d'inventaire

Comparaison du stock calculé par le programme de gestion commerciale et le stock réellement constaté après inventaire physique.

EAN 13

Codification internationale des articles sur 13 chiffres et respectant la norme définie par l'organisme EAN International représenté en France par GENCOD.

Douchette

Scanner portable, connecté au Terminal Point de Vente ou au PC et permettant de lire les codes-barres présents sur les étiquettes articles.

Paramétrage du logiciel

Action consistant à configurer et à adapter le logiciel aux spécificités de l'entreprise utilisatrice : taux de TVA, famille articles, catégories clients, modèles d'impression de factures…

Stock théorique ou "virtuel"

Valorisation du stock par article prenant en compte, non seulement les entrées et sorties de marchandises, mais également les commandes fournisseurs et les commandes clients en cours pour l'article en question

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Logiciels de gestion commercial

Ce qu'il faut savoir pour bien choisir son logiciel de gestion commercial

Analyser ses besoins

Choisir sa solution de gestion commerciale

Dans l'entreprise, la démarche de choix du logiciel de gestion commerciale ne repose pas foncièrement sur des critères technologiques (vis-à-vis desquels le chef d'entreprise est le plus souvent néophyte) mais bien davantage sur la bonne adéquation des fonctionnalités du logiciel proposé avec les besoins réels de l'entreprise. L'analyse des besoins repose sur un document rédigé et destiné à décrire le plus précisément possible le fonctionnement de l'entreprise :
• Caractéristiques de l'entreprise : activité principale, secondaire, nombre d'établissements, localisation géographique…
• Description détaillée des particularités et spécificités des informations gérées, articles (nomenclature produits, type de code-barre utilisé, nombre de références…).
• Analyse détaillée de la fonction achats et des procédures utilisées dans la relation avec les fournisseurs (commande, réception marchandises, facturation et règlements...).
• Descriptif précis de la fonction vente et des étapes de mise en œuvre du traitement des ventes par facture et/ou du traitement des encaissements pour la vente "comptoir".

Se faire une idée sur le logiciel proposé

Avant de faire son choix

Dans vos contacts avec les éditeurs ou les distributeurs, demandez que leur proposition commerciale comprenne non seulement la plaquette commerciale traditionnelle de la solution proposée, le devis chiffré de l'investissement, mais aussi :
• Une édition papier de la fiche article ;
• Une édition papier de la fiche client ;
• Dans le cas de la vente "comptoir", une édition de l'écran "caisse" ;
• Une impression des résultats et statistiques obtenus à partir du logiciel (tableaux et graphiques) ;
• Une édition de l'ensemble des états de sortie obtenus à partir du logiciel (facture, ticket de caisse, courrier, bon de commande, …).
La seule étude de ces documents, confrontée aux éléments de votre diagnostic d'informatisation, vous permettra d'éliminer d'entrée de jeu certaines propositions ne répondant manifestement pas aux besoins exprimés.

JC.E

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Quels bénéfices ?

Simplifier le quotidien en automatisant les tâches répétitives : enregistrement des ventes, des approvisionnements et des achats.

Connaître en "temps réel" les données de l'entreprise : disponibilité des articles, marge réalisée, remise possible, situation du client, conditions du fournisseur...

Gérer facilement plusieurs sites : dans le cas de plusieurs établissements, ces outils permettent au chef d'entreprise de contrôler les sites distants, mais surtout de centraliser l'ensemble des éléments de l'exploitation.

Faciliter la transmission et l'échange des informations vers d'autres applications comme la comptabilité.

Favoriser la prospection et la fidélisation de vos clients : vous accédez, dans une base unique, à toutes les informations sur vos contacts : appels, rendez-vous, courriers envoyés ; vous réalisez simplement un mailing, un e-mailing ou un phoningà partir des modèles fournis, en ciblant selon tous les critères de votre base : secteur, activité, équipement possédé, besoin ; vous repérez en quelques secondes les clients inactifs grâce à l'analyseur d'activité ; vous segmentez vos clients selon leur profil pour leur envoyer des promotions ciblées, des newsletters…

Suivre efficacement ses ventes et améliorer son organisation : vous suivez de près vos projets et vous définissez la démarche commerciale la plus adaptée aux attentes de vos clients ou aux actions des concurrents ; vous anticipez l'évolution de votre activité avec les nombreux rapports et graphiques (ventes prévisionnelles, probabilité de réussite…) pour lancer des actions commerciales adaptées ; vous optimisez vos journées de travail (rendez-vous, tâches…) avec les agendas journaliers, mensuels.

Pour quels coûts ?

Les logiciels de gestion commerciale généralistes : de 200 à 400 euros HT

Les logiciels de gestion commerciale sectoriels : de 190 à 800 euros HT

Formation : si vous et vos collaborateurs n’avez pas suivi de formation spécifique avant l’achat de votre logiciel de gestion, il est conseillé d’en suivre une au moment de son installation dans votre entreprise : comptez entre 400 euros HT (une demi-journée) et 800 euros HT (une journée) suivant l’éditeur ou le prestataire de services à qui vous vous adressez.