Z de caisse Régularisation d'inventaire EAN 13 Douchette Paramétrage du logiciel Stock théorique ou "virtuel"

Z de caisse

Opération de clôture de la caisse et archivage du détail des tickets de caisse sur l'outil informatique.

Régularisation d'inventaire

Comparaison du stock calculé par le programme de gestion commerciale et le stock réellement constaté après inventaire physique.

EAN 13

Codification internationale des articles sur 13 chiffres et respectant la norme définie par l'organisme EAN International représenté en France par GENCOD.

Douchette

Scanner portable, connecté au Terminal Point de Vente ou au PC et permettant de lire les codes-barres présents sur les étiquettes articles.

Paramétrage du logiciel

Action consistant à configurer et à adapter le logiciel aux spécificités de l'entreprise utilisatrice : taux de TVA, famille articles, catégories clients, modèles d'impression de factures…

Stock théorique ou "virtuel"

Valorisation du stock par article prenant en compte, non seulement les entrées et sorties de marchandises, mais également les commandes fournisseurs et les commandes clients en cours pour l'article en question

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Logiciels de gestion commercial

Ce qu'il faut savoir pour bien choisir son logiciel de gestion commercial

Complémentarité et interactivité

Gestion commerciale et gestion administrative

Contrairement à la gestion commerciale, centrée sur la gestion de flux marchandises, la gestion administrative se situe davantage sur le terrain de la gestion des flux financiers et du traitement des informations en valeur : elle se traduit en termes d'informatisation par la mise en œuvre de logiciels traitant la comptabilité, la paye et le suivi des immobilisations. Ces deux familles de logiciels, gestion commerciale pour le flux marchandises et gestion administrative pour le flux financier, doivent être capables d'échanger et de communiquer en transférant automatiquement les informations du cycle d'exploitation d'un logiciel à un autre. La règle essentielle est d'éviter toute re-saisie d'informations, source d'erreur et facteur de perte de temps dans l'entreprise.

Par où commencer ?

En premier lieu, choisir sa gestion commerciale

Construit autour de la gestion du flux marchandises, le choix du logiciel de gestion commerciale est directement lié aux spécificités du secteur d'activité (taille-couleur pour l'équipement de la personne, poids variables pour l'alimentaire, …). A contrario, les critères de choix d'un logiciel de comptabilité ne sont pas liés aux particularités du secteur d'activité et s'adaptent assez facilement à tout type et à toute catégorie d'entreprise. Compte tenu des règles de complémentarité et d'interactivité évoquées précédemment, il importe de :
• Choisir d'abord sa solution de gestion commerciale pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise en termes d'environnement commercial et de secteur d'activité.
• Évoluer dans un deuxième temps vers la comptabilité en choisissant un logiciel de gestion administrative compatible avec sa solution de gestion commerciale.

Analyser ses besoins

Choisir sa solution de gestion commerciale

Dans l'entreprise, la démarche de choix du logiciel de gestion commerciale ne repose pas foncièrement sur des critères technologiques (vis-à-vis desquels le chef d'entreprise est le plus souvent néophyte) mais bien davantage sur la bonne adéquation des fonctionnalités du logiciel proposé avec les besoins réels de l'entreprise. L'analyse des besoins repose sur un document rédigé et destiné à décrire le plus précisément possible le fonctionnement de l'entreprise :
• Caractéristiques de l'entreprise : activité principale, secondaire, nombre d'établissements, localisation géographique…
• Description détaillée des particularités et spécificités des informations gérées, articles (nomenclature produits, type de code-barre utilisé, nombre de références…).
• Analyse détaillée de la fonction achats et des procédures utilisées dans la relation avec les fournisseurs (commande, réception marchandises, facturation et règlements...).
• Descriptif précis de la fonction vente et des étapes de mise en œuvre du traitement des ventes par facture et/ou du traitement des encaissements pour la vente "comptoir".

JC.E

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Connaître son entreprise :

Réaliser une étude de besoin, écrire son entreprise.

Une solution généraliste :

Privilégier, dans un premier temps, une solution généraliste largement diffusée et solidement maintenue par un éditeur reconnu, peut-être moins cher.

Étudier également l'offre sectorielle :

Parfois plus confidentielle dans sa diffusion, souvent plus cher mais plus "pointue" en fonction des secteurs d'activité car prenant pleinement en compte les spécificités métiers de l'entreprise et les conditions particulières de son exploitation.

Connaître le logiciel :

Quelles informations sont gérées (fichier clients et fichier articles), quels résultats et statistiques sont restitués, quels outils de décision sont obtenus par le logiciel…

Attention à la nomenclature produits :

Organisation du fichier articles selon une répartition adaptée au secteur d'activité et aux conditions d'exploitation de type rayon/famille/sous-famille (nomenclature à 3 niveaux). La notion de nomenclature produits reste un critère de choix important de logiciel de gestion commerciale, certains logiciels ne permettant qu'une nomenclature à 2 niveaux (famille/sous-famille) ou à un seul niveau (famille).

Étudier les configurations nécessaires :

Déterminer l'environnement matériel nécessaire (PC, Mac, système d’exploitation, mono-postes/multi-postes, réseaux, connexions...).

Penser aux périphériques spécifiques à l'activité :

TPV, TPE, balance, conditions d'exploitation particulières (humidité, poussière).

Formation et maintenance :

Identifier les prestataires et les étapes de formation nécessaires à la maîtrise de l'application ainsi que les conditions de maintenance proposées par l’éditeur ou le revendeur.