Pourquoi faire un tel tri dès l’arrivée des message : en gestion du temps, la règle est toujours la même, c’est MOI qui décide si je vais consommer du temps, ou non, pour mon interlocuteur.
Lorsque je suis destinataire, je dois agir, soit lire le document, soit le déléguer, soit le transformer en tâches. Lorsque je suis en copie, je n’ai rien à faire, je lirai le document quand j’aurai le temps.
Pour une bonne organisation, il est nécessaire de ne pas avoir « trop » de dossiers ou de
sous-dossiers de classement dans sa messagerie. Au maximum, on peut en avoir 7 ou 8.
Pour une arborescence de classement efficace, posez-vous un instant afin de déterminer vos tâches principales :
• j’écris le titre de ma fonction ;
• j’écris les différentes «grandes» tâches
afférentes à ma mission (Admin., prospection, compta, facturation, etc.….) ;
• je crée autant de dossiers que j’ai de grandes tâches. Et je vais ensuite utiliser le bouton «Rechercher» de la barre d’outils afin de retrouver mes documents dans les dossiers et sous- dossiers en moins de 3 secondes !
