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Optimiser ses réponses aux appels d’offres publics en ligne

Les cinq réflexes-clés

Obtenir un certificat électronique

Pour la plupart des marchés, l’entreprise qui souhaite répondre aux appels d’offres en ligne doit également se procurer un certificat électronique (en quelque sorte sa pièce d’identité électronique), afin de pouvoir s'identifier et s'authentifier ; il permet aussi de garantir la confidentialité des échanges de documents. La liste des certificats agréés est consultable en ligne sur les plates-formes, les plus fréquents étant ceux reconnus et utilisés pour les démarches en ligne du ministère de l’économie, des finances et de l'industrie (téléTVA par exemple). Vous pouvez notamment vous renseigner auprès des greffes ou des chambres de commerce et d’industrie pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Toutes les solutions agréées sont des certificats de type 3Plus, dotés d’un niveau élevé de sécurité et matérialisés sur un support physique indépendant (clé USB ou carte puce), remis en mains propres au chef d'entreprise.

Utiliser un outil de signature électronique

Dernier élément indispensable à l’envoi d’un dossier dématérialisé : la signature électronique. Elle sert à identifier le destinataire, garantit l’intégrité des données envoyées et établit la valeur juridique des échanges en ligne. Les principales plates-formes de dématérialisation intègrent un tel outil et proposent aux utilisateurs de le télécharger gratuitement. Dans le cas contraire, l'entreprise doit se munir elle-même de cet outil et l'installer au préalable dans son système informatique. Cette fonctionnalité s'intègre aux onglets du bureau et apparaît alors sous forme de cadenas au moment de la signature du document. Dès lors, l'utilisateur peut signer électroniquement son dossier et envoyer sa candidature.

Pauline Fournet

Quels bénéfices ?

Un accès plus facile aux marchés :

plus besoin de se déplacer pour être informé des avis de publication ou accéder aux dossiers de consultation, quelques clics suffisent pour les consulter depuis son poste de travail ou les recevoir directement sur sa messagerie. Avec Internet, les circuits de l’information sont plus rapides et plus faciles à intégrer pour des entreprises n’ayant pas une grande expérience des marchés publics.

Des retours sur investissements significatifs :

pour les acheteurs publics comme pour les fournisseurs, la dématérialisation des procédures se traduit par des gains directs importants en termes de papier, de matériel de reprographie, de frais d’acheminement et de temps de travail.

Des circuits d’acheminement sécurisés :

la signature électronique permet d’assurer la traçabilité et la sécurité des échanges entre l’acheteur et le fournisseur. Au niveau du suivi des marchés, la voie électronique permet aussi de mieux indexer et archiver les documents.

Pour quels coûts ?

Des investissements en équipement sont à prévoir si le parc informatique de l’entreprise a besoin d’être actualisé :

connexion Internet haut débit, ports USB ou lecteur de carte à puce pour pouvoir utiliser la signature électronique, système d’exploitation compatible constituent la configuration de base.

Le certificat électronique est payant, avec un coût variant de 50 à 150 euros par an en fonction de la solution retenue. Sa durée de validité varie de deux à trois ans. Attention, prévoir un délai de 2 semaines en moyenne entre le dépôt de la demande et la réception du certificat.


	Dématérialisation DCE K bis d’un point de vue pratique, la dématérialisation consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations sans support papier. Il s’agit avant tout d’une technique, dotée d’une valeur juridique, et qui n’a pas d’influence sur le contenu des informations échangées. le dossier de consultation des entreprises détaille les conditions et les modalités de l’appel d’offres. Le téléchargement du DCE nécessite une phase de préinscription, comme dans le cas d’une procédure papier. Cette étape est nécessaire pour permettre aux acheteurs d’informer les entreprises concernées de toute modification apportée à la consultation (modification du dossier, de la date limite de remise des offres, etc.). 'extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (K.bis) est le seul document officiel et légal attestant de l'existence juridique d'une entreprise. C’est en quelque sorte la carte d'identité de l’entreprise. Les informations mentionnées sur un K.bis renseignent sur l'activité de l'entreprise et l'identité des dirigeants, ainsi que sur les décisions du Tribunal de Commerce en matière de procédures collectives (redressements, liquidations judiciaires).

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