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Optimiser ses réponses aux appels d’offres publics en ligne

Les cinq réflexes-clés

Savoir tirer parti des systèmes de veille en ligne

Les entreprises qui souhaitent mettre toutes les chances de leur côté ont intérêt à développer une veille active sur les appels d’offres en ligne concernant leur secteur d'activité. Pour cela, la première chose à faire est de s’abonner aux outils d'information et d’alerte proposés par les plates-formes d’appel d’offres. Il suffit de s’inscrire en ligne en indiquant son adresse électronique et ses critères de recherche privilégiés (catégorie de marché, secteur d’activité, date de publication de l’avis, zone géographique concernée, etc), pour pouvoir être informé par mail ou par SMS, en temps réel et sans effort, des derniers avis publiés.

Dématérialiser ses documents

Répondre en ligne implique de pouvoir construire rapidement un dossier et donc de fournir non seulement la lettre de candidature, mais aussi les pièces justificatives demandées au format électronique : K-bis de la société, certificats d'assurance, actes d'engagement, etc., autant de documents qui doivent être facilement lisibles. Pour éviter à l'entreprise d’avoir à les scanner un par un, il existe aujourd'hui diverses solutions de dématérialisation et de gestion des flux de documents proposés par différents éditeurs de logiciels.

Connaître les pré-requis techniques à respecter

Avant de pouvoir répondre par voie électronique, l'entreprise doit s'assurer qu'elle remplit bien tous les pré-requis techniques nécessaires au bon déroulement de l'opération : ordinateur connecté à Internet (une connexion haut débit rendra plus rapides et plus faciles les échanges de fichiers), au moins un port USB, un système d’exploitation suffisamment récent et compatible (attention en particulier si votre entreprise est équipée en Macintosh et non en PC). Pour certaines fonctionnalités plus poussées, l’installation du logiciel Java (que l’on peut se procurer gratuitement sur Internet) peut s’avérer utile. Ne pas oublier de se doter d’un antivirus fiable afin d’éviter d’envoyer des fichiers ou des mails infectés qui risqueraient d’être rejetés et d’invalider l’ensemble du dossier.

Se tenir régulièrement informé des nouvelles offres :

En s’abonnant aux systèmes de veille électronique proposés par les plates-formes de marchés.

Prendre connaissance des pré-requis techniques :

Ces pré-requis sont en effet nécessaires à la bonne transmission des documents et il est donc indispensable de vérifier qu’ils sont bien compatibles avec le parc informatique de l’entreprise.

Se doter d’un certificat et d’une signature électronique :

Incontournable pour pouvoir identifier électroniquement sa candidature et lui conférer sa valeur juridique.
Les principales autorités de certification relèvent des banques, des chambres de commerce et d’industrie ou des greffes des tribunaux de commerce.

Vérifier l’interopérabilité du certificat :

En s’assurant qu’il est bien accepté par les différentes plates-formes d’achat public. Le plus simple est de se référer à la liste des autorités de certification agréées établie par le ministère de l’économie, des finances et de l’industrie (disponible sur marches-publics.gouv.fr).


	Dématérialisation DCE K bis d’un point de vue pratique, la dématérialisation consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations sans support papier. Il s’agit avant tout d’une technique, dotée d’une valeur juridique, et qui n’a pas d’influence sur le contenu des informations échangées. le dossier de consultation des entreprises détaille les conditions et les modalités de l’appel d’offres. Le téléchargement du DCE nécessite une phase de préinscription, comme dans le cas d’une procédure papier. Cette étape est nécessaire pour permettre aux acheteurs d’informer les entreprises concernées de toute modification apportée à la consultation (modification du dossier, de la date limite de remise des offres, etc.). 'extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (K.bis) est le seul document officiel et légal attestant de l'existence juridique d'une entreprise. C’est en quelque sorte la carte d'identité de l’entreprise. Les informations mentionnées sur un K.bis renseignent sur l'activité de l'entreprise et l'identité des dirigeants, ainsi que sur les décisions du Tribunal de Commerce en matière de procédures collectives (redressements, liquidations judiciaires).

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