Il est possible de sous-traiter tout ou partie de son archivage en ayant recours à un tiers archiveur, chargé d’assurer et de garantir la conservation et l’intégrité de documents électroniques, et qui devra répondre à certains critères, dans un cadre contractuel sécurisé, et fournir les solutions technologiques appropriées à un stockage pérenne des documents pendant toute leur durée légale de conservation.
Le tiers archiveur doit s’engager sur la conformité de ses services à la norme AFNOR n°NFZ42013, et apporter notamment les garanties suivantes concernant les documents qui lui sont confiés :
Authenticité (identification des auteurs, horodatage des données),
Intégrité et traçabilité (lisibilité, stabilité du contenu informationnel, capacité à suivre les différentes phases de constitution et de consultation du document) ,
Sécurisation (redondance des systèmes, duplication des données...),
Pérennisation (conservation des données pendant des durées très longues, voire illimitées),
Confidentialité,
Accessibilité (facilité de recherche et rapidité de récupération des documents) ,
Qualité de restitution, soit à l’identique de l’original ,
Destruction certaine, y compris des exemplaires de sécurité des documents qui ne doivent plus être conservés au-delà d’une certaine date (ex : données personnelles)
