Les options de suivi

Parmi tous les messages que l’on a à traiter, certains sont “ en attente ” ou “ en cours ”. Comment les gérer en toute sécurité ?

Comment faire pour ne pas oublier de traiter un mail « en attente ».

La première idée est de se créer un dossier « Actions » ou « à suivre » sous la Boîte de Réception,

Et d’y faire glisser tous les mails qui ne peuvent être traités immédiatement, parce qu’en attente d’une réponse ou d’une information ou autre…

La deuxième idée, c’est de décider combien de temps je vais attendre, et surtout à partir de quand je dois agir pour relancer la ou les personnes dont j’attends les informations.

La fenêtre se présente ainsi : Le but est de réorganiser la fenêtre dans un premier temps, afin d’utiliser l’option de suivi avec pertinence. Lorsqu’on clique sur le drapeau, il se colore. Faire clic de droite sur le drapeau, et attribuer une couleur en organisant un code de fonctionnement. Exemple : rouge – attente de réponse / jaune – attente de réunion / vert – attente de commentaires bleu – attente d’un document etc.…

Une fois que l’on a codifié ses actions, on va leur donner une échéance d’intervention, c'est-à-dire décider Quand je vais Agir.

Toujours clic droit sur le drapeau et sélectionner : la fenêtre suivante apparaît : Renseigner le champ « Indicateur pour » en écrivant directement à l’intérieur du champ et renseigner le champ « Echéance le : » puis le champ « Néant » en indiquant date et heure.

Maintenant que l’option de suivi est organisée, comment faire pour visualiser clairement les actions :

Par défaut, le dossier s’organise de la manière suivante :
Apparaissent les champs : De / Objet / Reçu / Taille / Drapeaux.

Le but est de visualiser d’un seul coup d’œil les échéances. Je vais donc avoir besoin de rajouter des nouveaux champs. Pour cela : clic de droite sur n’importe quelle tête de colonne et sélectionner « Sélecteur de Champs ». Faire glisser « Echéance avant le » puis « Indicateur de suivi » dans les têtes de colonne et les ajuster de manière à bien en visualiser le contenu et avoir toutes les infos d’un seul coup d’œil.

Une fois les têtes de colonne organisées, il ne restera plus qu’à cliquer directement sur « Echéance avant le » pour les actions dans l’ordre desquelles je dois agir. Les actions qui auront dépassé la date d’échéance seront visualisées en rouge ! Du coup, je n’oublie plus rien et je suis actif sur les événements quoi qu’il arrive.

Ainsi mon dossier « à suivre » devient un outil d’organisation exploitable.

Valérie Bernardout

	AVIS DE L’EXPERT
	Globalement, on utilise 52 % de son cerveau à la mémorisation et, hélas, seulement 2 % à la réflexion créative ! Dans ces 52 % sont aussi intégrés les « pop-up nocturnes »… les infos que je ne veux tellement pas oublier qu’elles m’interpellent y compris la nuit en plein sommeil, « est-ce que j’ai bien pensé à relancer Untel pour le projet de mercredi ? ». Dans tous mes accompagnements personnalisés, la recherche de confort est indispensable dans les milieux exigeants et stressants dans lesquels nous évoluons. La demande générale est la suivante « apportez-moi des trucs qui vont m’aider à moins stresser ». Un des trucs c’est de laisser à ces outils tout ce qui moi va me demander un effort (et que l’outil peut effectuer bien entendu) mais pour cela, il faut connaître le maximum de fonctionnalités. En voici une très pratique. Pensez à effectuer une tâche, c’est indispensable, mais décider quand ma messagerie va me rappeler de le faire, c’est encore mieux et beaucoup plus fiable …