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Les logiciels de paie

Des outils stratégiques pour les petites entreprises

Les logiciels de paie prennent aujourd'hui une autre dimension en devenant de véritables outils d'aide à la décision dans le domaine de la gestion de la masse salariale.

rogrammes informatiques historiquement dédiés à l'établissement des bulletins de paye dans l'entreprise, la fonction première de ces logiciels reste, bien entendu, la saisie, le calcul et l'édition du dit bulletin de paye. A ce titre, ils s'inscrivent et se rattachent à la même fonction de gestion administrative que les logiciels de comptabilité avec qui ils sont d'ailleurs toujours connectables.

Des logiciels très accessibles

Ces logiciels font partie des catalogues de l'ensemble des éditeurs généralistes présents au plan national et sont présents dans tous les «packs» de gestion proposés aux entreprises. Faciles d'utilisation, ergonomiques et suffisamment souples pour s'adapter à nombre de spécificités et de secteurs d'activité, ils sont financièrement à la portée des TPE à des tarifs de l'ordre de 200 euros €pour les produits d'entrée de gamme.

Des points de passages obligés

Le logiciel de paie va prendre en compte toutes les étapes de la vie du salarié dans l'entreprise depuis son embauche jusqu'à la fin de son activité salariée. A ce titre et pour répondre aux obligations imposées par la loi, la mise en œuvre du logiciel de paie s'inscrit dans une démarche précise de saisie et de collecte d'informations sur les salariés et sur l'entreprise. Si aujourd'hui cette saisie sur l'ordinateur ne nécessite pas de compétences informatiques particulières (on constate un effort certain des éditeurs dans la procédure d'installation et de paramétrage de ces logiciels), il n'en demeure pas moins qu'elle demande, de la part du chef d'entreprise, une préparation sérieuse des données nécessaires et obligatoires concernant la paye (code APE/NAF, N° URSSAF, plafond de Sécurité Sociale, congés …)

Une réglementation qui évolue en permanence

La vraie problématique de la gestion informatisée de la paye réside dans la nécessité pour l'entreprise d'être en veille permanente en matière sociale : certains éléments de la paye sont en effet soumis à des modifications légales ou conventionnelles ponctuelles, et si l'on veut éviter de se retrouver en décalage complet entre le moment de la modification et l'intégration dans le logiciel, cela nécessite pour l'entreprise une vigilance, voire une compétence particulière et dédiée en interne. Ainsi, en 2004, plus d'une centaine d'évolutions légales ou réglementaires ont impacté directement le contenu du bulletin de paie !

Témoignage

“Un gain de temps et d'efficacité très appréciable !”

Jérôme Laporte - Agence de publicité - Rennes (35) - 5 salariés

“Cette entreprise, je l'ai démarré, il y a déjà 5 ans. Au bout de 18 mois, j'avais une équipe de 5 salariés dans l'entreprise ! N’étant pas un “pro” de l'administratif, j'avoue que j'ai un peu “bricolé” avec les moyens du bord pour gérer, au départ, la paie de ces salariés : le calcul par le tableur, la mise en page par le traitement de texte, la re-saisie des éléments dans le logiciel de comptabilité et les déclarations obligatoires à la main. Beaucoup de temps passé. Mais la paie n'attend pas et il faut s'y remettre tous les mois ! Et en plus on est confronté en permanence à des modifications de taux ou de nouvelles réglementations qui influent sur le bulletin de paie. Au bout de quelques mois j'ai pris le taureau par les cornes et j'ai fait l'acquisition d'un logiciel de paie. Voulant impérativement une solution compatible avec le logiciel de comptabilité, j'ai choisi la paie proposée par le même éditeur que la compta : je me suis retrouvé avec la même ergonomie de produit et j'ai gagné un temps fou dans la prise en main de ce nouvel applicatif. Une fois les paramètres de la paie saisis,

c'est pratiquement en un clic que je peux éditer chaque mois les bulletins de mes salariés.

Un gain de temps et d’efficacité très appréciable.”


	EDI ou échange de données informatisées DADS DUCS Le logiciel de l'entreprise prépare le fichier contenant la déclaration à partir des données de paye ou de gestion et la déclaration est envoyée par le déclarant en se connectant au service par Internet. Les employeurs fournissent, chaque année, aux administrations fiscale et de sécurité sociale des informations sur leurs salariés. Ces déclarations annuelles de données sociales (DADS) contiennent, pour chaque salarié des caractéristiques d'état civil, des données sur l'emploi et les rémunérations. La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires (Urssaf, Assédic, retraite complémentaire et prévoyance, congés payés du BTP).

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