Z de caisse Régularisation d'inventaire EAN 13 Douchette Paramétrage du logiciel Stock théorique ou “ virtuel ”

Z de caisse

Opération de clôture de la caisse et archivage du détail des tickets de caisse sur l'outil informatique.

Régularisation d'inventaire

Comparaison du stock calculé par le programme de gestion commerciale et le stock réellement constaté après inventaire physique.

EAN 13

Codification internationale des articles sur 13 chiffres et respectant la norme définie par l'organisme EAN International représenté en France par GENCOD.

Douchette

Scanner portable, connecté au Terminal Point de Vente ou au PC et permettant de lire les codes-barres présents sur les étiquettes articles.

Paramétrage du logiciel

Action consistant à configurer et à adapter le logiciel aux spécificités de l'entreprise utilisatrice : taux de TVA, famille articles, catégories clients, modèles d'impression de factures…

Stock théorique ou “ virtuel ”

Valorisation du stock par article prenant en compte, non seulement les entrées et sorties de marchandises, mais également les commandes fournisseurs et les commandes clients en cours pour l'article en question.

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Les logiciels de gestion commerciale

Des outils indispensables au suivi commercial de l’entreprise

Les logiciels de gestion commerciale se sont largement vulgarisés ces dernières années au point de les voir côtoyer les logiciels "grand public" dans les rayons de la grande distribution.

es logiciels de gestion commerciale s'organisent autour de quatre grandes fonctions traditionnelles de l'entreprise : la gestion des ventes et des encaissements ; la gestion des achats et des approvisionnements ; la gestion des stocks ; et, enfin, le tableau de bord de l'entreprise qui permet de suivre ses résultats.

Une réflexion préalable nécessaire

Réussir l’informatisation de sa gestion commerciale nécessite obligatoirement de mener une réflexion préalable pour mettre en évidence les caractéristiques particulières de l'entreprise : nombre et types de clients ; modes de commercialisation et de distribution ; contraintes de stockage ; particularités logistiques ; processus et gestion des achats… afin de se donner les moyens de choisir la solution la mieux adaptée aux conditions d'exploitation de la dite entreprise. Il ne s'agit plus ici d'acheter simplement une “ boîte ” contenant un logiciel de gestion, mais bien au contraire d'avoir une connaissance et une vue très claire des rouages et des spécificités de l'entreprise afin d’être en mesure de les optimiser grâce à l’outil informatique.

La bonne information pour prendre les bonnes décisions

De la qualité de l'information gérée par le logiciel dépend la richesse du traitement des statistiques et des résultats fournis par ce logiciel, donc la pertinence de l'information produite pour permettre au chef d'entreprise de prendre les bonnes décisions au bon moment. Le détail de l'information gérée se retrouve dans les trois éléments de base de tout logiciel de gestion commerciale : la fiche article, la fiche client et la fiche fournisseur. Une gestion rigoureuse des informations saisies dans chacune de ces fiches vous permettra donc de savoir à tout instant où vous en êtes avec chacun de vos clients (par exemple pour identifier rapidement ceux qui vous doivent de l’argent), de suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, de vos marges et de votre facturation (lesquelles restent à payer), de connaître instantanément l’état de vos stocks…

Jean-Claude Ermenault

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“ L’informatisation de ma gestion commerciale a été la clé de mon développement ”

Lionel RivaImmobilier - Riva - 1 salarié - Langoiran (33)

“ Je suis fils de commerçant et j'ai repris l'affaire de famille, il y a 5 ans déjà … J'ai eu d’abord tendance à reprendre, sans le modifier, le mode de fonctionnement "tout à la main" mis en place par mon père … Il y a 2 ans, j'ai ouvert un deuxième magasin. C'est là que j'ai réalisé que je n'avais pas les informations nécessaires pour prendre rapidement les bonnes décisions... Il a fallu que je me replonge dans des tonnes de paperasses pour retrouver mes données chiffrées... Prendre des décisions rapides pour deux sites, manuellement, ce n'était plus possible ! J'ai franchi le pas ! J’ai acheté un logiciel de gestion commerciale adapté à mon activité et j’ai équipé chaque magasin d’un TPV.

Grâce au logiciel, j’ai mis en place une centralisation quotidienne des informations sur mon ordinateur portable installé dans mon bureau.

Depuis, j’ai des résultats synthétiques sur l’activité de mes deux magasins en temps réel, disponibles en permanence, ce qui me permet de réagir rapidement. Aujourd’hui, je peux dire que l’informatisation de ma gestion commerciale a bien été la clé de mon développement ! ”