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Les Logiciels de devis-facturation

Les quatre étapes incontournables pour bien choisir son logiciel de devis-facturation.

Des produits «prêts à consommer»

Veiller à la facilité de mise en œuvre

Peu gourmands en ressources informatiques, ces logiciels ne demandent pas une configuration micro-informatique puissante pour fonctionner : un micro-ordinateur relativement récent, une imprimante et une connexion Internet feront l'affaire. Sur le plan logiciel, il faut remarquer que les éditeurs concernés par la diffusion de ces applications s'évertuent à faire des logiciels conviviaux, ergonomiques, ne demandant pas de connaissances techniques particulières. Ce sont, d’une certaine façon, des produits «prêts à consommer». Ce facteur de simplicité, cheval de bataille des éditeurs, est important à considérer par le chef d'entreprise au moment du choix du logiciel. Cette facilité d'utilisation est, d'ailleurs, pour certains éditeurs, soutenue et confortée par la mise à disposition de l'utilisateur d'une aide multimédia intégrée, voire d'un didacticiel pour faciliter et accompagner l'apprentissage du logiciel. Enfin, certains éditeurs proposent également leurs logiciels directement sur Internet (par exemple Comptanoo ou Idylis) sous un mode locatif (on paye alors un abonnement mensuel par utilisateur) ou à la demande (on paye alors à l’utilisation).

Simplicité des fonctionnalités proposées

Etre sûr que les informations gérées sont adaptées à son activité

Bien que perçues comme appartenant à la famille des logiciels dit de «gestion commerciale», ces applications peuvent être victimes de leur simplicité … • Simplicité dans les informations saisies et enregistrées dans la fiche client : elles sont très souvent limitées aux coordonnées géographiques, aux données «comptables» concernant ce client (chiffre d'affaires réalisé, montant dû, …) mais ne prennent pas en compte des informations permettant d'avoir une approche marketing. • Simplicité dans les informations saisies et enregistrées sur la fiche produit : le juste minimum nécessaire à l'établissement d'une facture et peu ou pas d'informations complémentaires (répartition par famille ou sous-famille, …) permettant d'obtenir un tableau de bord détaillé de l'activité. • Simplicité dans le suivi de gestion de l'entreprise : une gestion parfois limitée au suivi des règlements des factures et n'incluant pas les autres éléments (gestion des stocks, achats, TVA, …) Il est donc essentiel pour le chef d'entreprise d'analyser avec attention le détail de ces informations gérées (fiche produit, fiche client) pour décider si le logiciel proposé répond bien à ses attentes.

De fortes disparités

Les résultats et statistiques fournis par le logiciel

De la qualité et de la finesse de l'information gérée dépendent la qualité et la précision des résultats et statistiques obtenus et traités par le logiciel. Du simple relevé de factures avec un tableau de bord limité au suivi du chiffre d'affaires global sur une période donnée, jusqu'au puissant outil de suivi et de gestion de l'entreprise, c'est à ce niveau du traitement des résultats que peuvent se différencier les logiciels du marché : • Visualiser en un clic un tableau de bord synthétique et en temps réel de la situation de l'entreprise. • Identifier précisément les clients débiteurs ou dépassant les encours autorisés. • Imprimer les déclarations de TVA et les états préparatoires du bilan et du compte de résultat. • Gérer un tableau de bord de trésorerie. • Mesurer le taux de transformation des devis en affaires traitées et donc facturées. Une diversité d'approches et d'éléments à prendre en compte par le chef d'entreprise en fonction de ses attentes et de sa volonté à faire du suivi devis-facture, l'outil de prise de pilotage de l'entreprise.

Bien vérifier les fonctionnalités de base avant de choisir et d’acheter son logiciel :

Analyser en détail les rubriques gérées dans la fiche article et dans la fiche client.

Apprécier la simplicité d'utilisation :

La saisie des données clients et articles, le transfert du devis en facture, le transfert de la facture en règlement client.

S’assurer de la facilité de mise en œuvre :

Lister les outils d'aide, d'accompagnement ou d'apprentissage fournis avec le logiciel.

Privilégier la compatibilité et l’évolutivité de la solution choisie :

Vérifier la compatibilité avec des logiciels externes de type comptabilité ou des logiciels de niveau supérieur de type gestion commerciale, permettant de faire évoluer son informatique de gestion. S'assurer également de la bonne intégration des logiciels bureautiques de type traitement de texte et tableur.

Vérifier le mode opératoire et le format d’analyse et de restitution des données :

Analyser le mode opératoire utilisé dans le cadre de la relance clients, du suivi des ventes et des analyses du chiffre d'affaires, et la visualisation des résultats au travers d'une présentation sous forme de tableau de bord.

Bien s’assurer du mode de transmission des données :

Vérifier le mode de communication (Internet, support externe, ...) utilisé pour transmettre les écritures comptables à l'expert-comptable, ainsi que les procédures permettant d'éditer les déclarations de TVA.


	Devis Facture Tableau de bord Encours document par lequel un entrepreneur ou un artisan s’offre à réaliser un projet donné à un prix stipulé. Le devis comporte une description précise des quantités et qualités des matériaux qu’il se propose d’employer ainsi que des exclusions de responsabilité. écrit délivré par un commerçant et constatant les conditions auxquelles il a vendu des marchandises, loué des objets ou assuré un certain service. le concept du tableau de bord a été étendu au monde de la gestion et du management d’entreprise. Le tableau de bord d’un gestionnaire ou d’un décideur présente ainsi des indicateurs permettant de suivre et d’anticiper le fonctionnement et l’activité de l’entreprise ou du service. c'est le total de l'engagement pris sur client. L'encours est égal au total des factures échues et non encore payées, des effets de commerce non échus, des factures non échues, des livraisons en cours non encore facturées et des commandes en cours non encore livrées.

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