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L’agenda partagé

Sélectionner la meilleure solution d’agenda partagé

Quel type de messagerie utilisez-vous ?

S’il s’agit d’Outlook ou Outlook Express, aucun problème, l’intégralité des solutions du marché est compatible avec les produits de Microsoft. Pour Lotus Notes et les autres logiciels moins répandus, vérifiez impérativement la compatibilité du logiciel retenu ou optez pour un système fonctionnant en mode ASP (entièrement géré par un serveur et accessible depuis Internet) comme Partagenda ou Webcalendar. D’autre part, selon vos besoins en termes de mobilité (synchronisation avec des assistants personnels de type Palm…), certaines solutions de partage d’agenda sont à privilégier comme OsaSync PRO. Enfin, le dernier point à valider est la nécessité ou non de partager vos données à l’extérieur de votre entreprise, notamment le partage des contacts et la mise à jour des agendas à distance, via Internet. Il vous faudra alors impérativement une solution en ASP ou disposer d’un accès distant (toujours par Internet) à votre poste de travail ou à votre serveur d’entreprise.

Installer la solution de partage d’agenda

Pour les solutions de partage d’agenda ne requérant pas d’ordinateur «serveur», cette étape est relativement simple. Dans la majorité des cas, elle ne nécessite pas l’intervention d’un technicien. Il suffit d’installer le logiciel de partage d’agenda sur tous les postes (comme un logiciel classique) puis d’effectuer une synchronisation (mise en relation des agendas par votre réseau local) entre les PC, à partir de votre logiciel de messagerie. Si vous avez opté pour un partage d’agenda demandant un ordinateur «serveur», la manipulation est un peu plus lourde (à l’image des possibilités plus poussées de l’outil) et demande quelques connaissances en matière de réseaux informatiques. L’idéal sera alors de demander à votre revendeur informatique ou à un prestataire spécialisé de vous accompagner dans cette installation (compter deux à trois heures de paramétrage et de prise en main).

Comment l’utiliser ?

Les fonctions de partage d’agenda s’intègrent parfaitement dans votre logiciel de messagerie habituel. Elles impliquent tout simplement l’ajout de boutons permettant de créer des rendez-vous communs avec ceux de vos collaborateurs, de leur envoyer des contacts ou tâches à effectuer… Profiter de toutes ces nouvelles fonctions ne nécessite donc pas de formation spécifique pour les collaborateurs mais une simple sensibilisation. Le mode de travail requiert en revanche plus d’évolution, il est en effet utile d’inciter rapidement vos collaborateurs à employer le partage d’agenda en lieu et place de l’agenda papier ou du bon vieux post-it !

Valider avec tous les collaborateurs concernés leurs besoins :

Cela va vous permettre de déterminer précisément les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin : partage d’agenda simple, synchronisation avec des PDA (assistants personnels), consultation et modifications à distance…

Vaincre les résistances au changement de certains collaborateurs :

Il peut arriver que l’agenda partagé puisse être perçu comme un moyen de contrôler les emplois du temps de la part de la direction… Il faut donc impérativement mettre en avant les améliorations de fonctionnement procurées par une telle solution : partage rapide des informations, optimisation de l’organisation… Et de toute façon, même le directeur montre son agenda… Tous les utilisateurs sont donc à égalité !

Protéger certaines informations sensibles :

Vérifiez notamment que les contacts que vous partagez ne relèvent pas de la sphère privée. Il en est de même pour vos rendez-vous extra-professionnels. N’oubliez jamais que le détail de vos tâches est accessible aux employés utilisant l’outil de partage d’agenda.

Systématiser l’utilisation du partage d’agenda :

Cet outil permet de gagner un temps précieux et met à disposition de vos collaborateurs des informations précises et pertinentes (plus de nom de famille écorché ou de numéro de téléphone illisible par exemple). Mais pour en profiter, il faut que vos collaborateurs l’utilisent de manière régulière et rangent le bon vieil agenda papier dans un tiroir.


	Mode ASP Groupware Modalité d’hébergement d’un logiciel par un prestataire. Les applications sont accessibles par un utilisateur sans qu’il doive les installer sur son ordinateur. Collaboratif en français. Logiciel prévu pour être utilisé par plusieurs personnes en même temps. Il est basé sur le principe de travail en commun des collaborateurs d’une entreprise.

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