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Améliorer la collaboration dans l’entreprise

Optimisez la gestion de vos plannings grâce à l’agenda partagé !

En ces temps de grande mobilité et de travail collaboratif, l’agenda partagé prouve son utilité dans les TPE : partage de l’information (contacts, tâches…) et gain de temps à la clé pour tous les collaborateurs.

a plupart des applications d’agendas partagés disponibles sur un PC, un assistant personnel ou un «smartphone», sont accessibles par Internet et permettent de communiquer aux collaborateurs de votre choix vos rendez-vous, vos contacts (nom, fonction, adresse postale, email…) et vos tâches. Bien souvent, chacun peut mettre à jour son agenda à distance et donc le tenir à jour en temps réel.

Un outil collaboratif

Il est alors facile pour une assistante de prendre des rendez-vous pour tel ou tel collaborateur en son absence en ayant une vision précise des créneaux disponibles. Un collaborateur peut aussi soulager un collègue et prendre en charge un rendez-vous en bénéficiant immédiatement des informations importantes liées à ce rendez-vous. Enfin, le dirigeant lui-même bénéficie, avec cet outil, d’une vue globale et permanente de l’activité de son entreprise et du planning de ses salariés.

Un atout pour l’organisation

Les bénéfices sont réels pour votre fonctionnement interne. Il est possible de caler des réunions sur les agendas de chaque collaborateur, en harmonie avec leurs emplois du temps respectifs. Partager un contact ou une tâche à effectuer se fait en temps réel, d’un simple clic. L’annuaire de vos clients est ainsi accessible à tous les employés, de même que tous les évènements importants. Grâce au Web, les commerciaux et autres professions appelées à de nombreux déplacements peuvent interagir avec leur agenda en permanence et sans problématique d’actualisation. En clair, chaque personne de l’entreprise gagne en autonomie puisque les informations les concernant sont à leur disposition à tout moment. Plus besoin de poser la question à un tiers, d’attendre le retour du détenteur de l’information ou de faire valider…

Un fonctionnement naturel

Dans la plupart des entreprises, on utilise les logiciels de messagerie Outlook ou Outlook Express. La majorité des solutions de partage d’agenda s’intègrent de manière quasi-transparente dans le fonctionnement de ces applications. On ne détecte leur présence que par quelques boutons supplémentaires qui permettent de choisir quelles informations partager, et auprès de quelles personnes. Les collaborateurs n’auront ainsi que peu de difficultés pour profiter des avantages de ces outils de partage.

Témoignage

“Je suis en contact constant avec la vie de l’entreprise ”

Alain Morand - Société Ingetech (33) - 19 salariés

“Nous utilisions depuis quelques temps un outil de partage de contacts qui fonctionnait sans problème mais n’était utilisé que par 2 personnes sur 19. Nous avons donc voulu trouver un produit à la fois plus complet dans ses fonctionnalités et encore plus simple d’approche afin que la majorité de nos collaborateurs l’utilise. Un prestataire nous a alors installé un système complet de gestion de la relation client qui nous permet de gérer nos plannings et contacts de manière collaborative. L’hébergement des données se fait directement sur le Web.

Ainsi, les collaborateurs travaillant chez les clients restent en contact constant avec la vie de l’entreprise.

Cet hébergement en dehors de nos locaux répond également à une demande de sécurisation accentuée des données et aussi à un souci de rentabiliser au mieux la location de notre espace Web. Après un mois, le système est désormais utilisé par la majorité de nos collaborateurs pour la gestion de projets ainsi que le partage des tâches et des contacts.”


	Mode ASP Groupware Modalité d’hébergement d’un logiciel par un prestataire. Les applications sont accessibles par un utilisateur sans qu’il doive les installer sur son ordinateur. Collaboratif en français. Logiciel prévu pour être utilisé par plusieurs personnes en même temps. Il est basé sur le principe de travail en commun des collaborateurs d’une entreprise.

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